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Geschäftsprozesse optimieren

Wir von der enerpy GmbH gehören zwar nicht in den Wirkungsbereich „Unternehmensberatung“, doch auch wir kennen die typischen Probleme des alltäglichen Wahnsinns im Büro. Wir wollen niemanden belehren, sondern lediglich unsere Erfahrungen mit Ihnen teilen, damit Sie vielleicht die eine oder andere Situation umgehen und besser meistern können.

Um die firmeneigenen Geschäftsprozesse zu optimieren, bedarf es Planung inkl. Zielsetzung, Konzeption und einem realistischen Riecher für die ideale Zeitinvestition für das Projekt, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Mehr als 50% aller Projekte scheitern an einer unrealistischen Planung oder einer Zielsetzung, die in dem Umfang unmöglich zu erreichen ist. Auch das geschätzte Zeitmanagement ist oft ein Grund des Scheiterns.

Tipp:
Realistisch bleiben und Ziele lieber niedriger setzen, als zu hoch, denn alles, was als Ergebnis über das eigentlich gesetzte Ziel hinaus erreicht wurde, ist eine viel bessere Motivation und ein fantastisches Erfolgserlebnis.

Welche Merkmale sollten Projektziele haben?

• Sie sollten möglichst kurz definiert sein, Romane sind hier fehl am Platz.
• Sie sollten klar/ unmissverständlich verfasst worden sein.

Tipp:
Setzen Sie mehrere verschiedene Mitarbeiter zum Lesen der Ziele ein – wenn jeder von ihnen das Gleiche versteht, sind es klar definierte Zielsetzungen.

Sie sollten über folgende Inhalte aufklären:

• Die Zielrichtung: Welcher wirtschaftliche Erfolg soll z.B. erreicht werden?
• Die Messgröße: Beispielsweise ein höherer Umsatz.
• Die Höhe der Messgröße: In welcher Höhe soll sich der Umsatz, z.B. im Vergleich zum Vorjahr, gesteigert haben?
• Der Bezugswert: In diesem Fall z.B. der Vergleich zum Vorjahr

Das Zeitmanagement

Ein Hauptmerkmal von Projekten ist die Tatsache, dass Sie einen Anfang und ein klares Ende haben, welches im Status der Planung festgelegt wird. Es hat also mit dem alltäglichen Arbeitsleben nichts zu tun.

Tipps:
Die Zeit, um die Projekt-Teilnehmer zu motivieren, sollte nicht vergessen werden, denn nur diese können absolut gute Arbeit leisten. Ein Projekt ist normalerweise eine Art Ausnahmezustand und bedeutet für alle Beteiligten Stress – kalkulieren Sie dies mit ein.
Um das Risiko des Scheiterns zu vermindern, rechnen Sie besser mit einem größeren Zeitrahmen für das Projekt – auch hier findet wieder ein Erfolgserlebnis statt, sollte das Projekt vor dem eigentlichen Enddatum abgeschlossen sein.

Projekt gescheitert

Ein Projekt gilt als gescheitert, wenn

• der Zeitraum, der für das Projekt angesetzt wurde, deutlich überzogen wurde,
• die Ziele zu hoch gesetzt wurden und diese im geplanten Zeitrahmen nicht erreicht wurden
• oder z.B. ein Mitarbeiterausfall nicht mit einkalkuliert wurde und daran das Projekt zerbricht.

Um die Hürden des Scheiterns Ihres Projektes zu überspringen oder ihnen gar nicht erst zu begegnen, werden Sie mit unserem Zusatzmodul Projektverwaltung ideal unterstützt.

Features der Projektverwaltung:

• Projektauswahl: verschiedene Definitionen sind möglich
• Projektfortschritt: die einzelnen Fortschritte werden mit Balken dargestellt und können so jederzeit nachvollzogen werden
• automatische Generierung von Wiedervorlagen/ Aufgaben oder E-Mails beim Erstellen einer Deadline
• schnell zu erfassende Übersicht durch ein Ampelsystem